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Smart Working: i tool essenziali per organizzare meglio il lavoro ed essere più produttivi, sia a casa che in ufficio!

Il 2020 non è partito nel migliore dei modi, anzi, con l’attuale Pandemia in atto (Covid-19), siamo costretti a restare a casa per contente il contagio.

Per fortuna, grazie alle attuali tecnologie, in moltissimi stanno lavorando da casa, continuando così a far crescere la produttività del nostro Bel Paese in un momento così difficile.

Lo smartworking o lavoro Agile è una pratica usata già da tempo in diversi ambiti lavorativi: basti pensare a molti giornalisti, blogger, videomaker, graphic designer, web designer e moltissimi altri.

Tuttavia, fino ad un mese fa, la percentuale di persone che lavoravano da casa era davvero molto bassa: moltissimi erano scettici, moltissimi non sapevano nemmeno che si potesse fare e/o semplicemente non ci credevano più di tanto.

A causa dell’emergenza in atto, nessuno ha avuto un’alternativa: o lo smartworking o la chiusura totale dell’attività per tutto il periodo dell’emergenza.

Per tutti i neofiti, dunque, ho pensato di consigliare diversi tool essenziali per lavorare da casa in modo produttivo ed organizzato.

SKYPE

Il primo strumento che consiglio senza ombra di dubbio è Skype, un tool davvero essenziale per vari aspetti.

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Attraverso Skype potrai:

  • Chattare con i colleghi;
  • Creare gruppi, creare gruppi e taggare uno specifico collega all’interno di esso;
  • Effettuare chiamate audio;
  • Effettuare videochiamate con fino a 50 persone contemporaneamente;
  • Condivisione del proprio schermo, per effettuare presentazioni, risolvere problemi o altro.

Inoltre, Skype è disponibile sia su PC Windows e Mac sia su dispositivi mobile come smartphone e tablet Android e iOS ed è un servizio completamente gratuito!

L’applicazione è davvero molto semplice ed ha un design molto minimal ed elegante con tanto di dark mode.

Insomma, Skype è lo strumento principale per restare in contatto con i colleghi, scambiarsi idee, effettuare videoconference, riunioni e molto altro.

TEAMVIEWER

Il secondo tool che consiglio è TeamViewer: si tratta di uno strumento davvero utile in grado di controllare un PC da remoto.

TeamViewer: The Remote Desktop Software

Basta scaricare il software (disponibile per PC Windows, Mac, Tablet e smartphone Android e iOS), avviarlo e dare ID e Password alla persona che dovrà prendere il controllo del PC.

Una volta che la persona avrà il controllo, si aprirà una finestra nel quale è possibile iniziare una chat e/o addirittura avviare una chiamata.

È addirittura possibile trasferire file e documenti dal pc principale al pc in remoto e viceversa, utilissimo in svariate situazioni.

Inoltre, se si effettua la registrazione e si crea dunque un account, è possibile aggiungere una serie di dispositivi alla lista personale.

Questi dispositivi, una volta accesi, possono essere controllati da remoto in qualsiasi momento senza avere ID e Password.

NB: la Password cambia ogni tot di minuti.

Questa è una funzione particolarmente utile sia in ambito personale che lavorativo: nel caso un’azienda fosse stata colta di sorpresa e non avesse una VPN dedicata per entrare nelle rete aziendale, questa soluzione è davvero utile.

TRELLO

Il terzo strumento lo trovo davvero fantastico sia per scopi lavorativi che personali.

Trello è un gestionale in grado di organizzare il lavoro di un team o di un singolo nel caso di un freelance.

Grazie a questo tool è possibile creare diverse bacheche per diversi scopi, all’interno dei quali si andranno ad inserire le varie attività da svolgere.

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Il funzionamento è davvero molto molto semplice, complice anche un design elegante e minimal, cura nei dettagli e molto bello visivamente.

ESEMPIO:

Mettiamo che la bacheca si chiami “Lavoro”, all’interno di essa si andranno a creare delle liste personalizzate in base alle varie esigenze.

La prima lista può essere chiamata “Da svolgere”, la seconda “In corso”, la terza “In sospeso” e la quarta “Fatto”.

Nella prima lista si inseriscono tutte le attività o le macro attività che si dovranno fare e, mentre andrai a creare una nuova attività, potrai inserire file, descrizioni, una foto di copertina, delle checklist e molto altro.

Una volta che una persona prende in carico una delle attività, la si sposta nella lista “In corso”, direttamente con un drag e drop, così il team è a conoscenza di cosa la persona si occupa in quel momento, evitando dunque che il lavoro venga fatto da altri.

Nel caso in cui ci fosse un intoppo e/o si debba aspettare una risposta da qualcuno e quindi il lavoro rimane fermo, si porta il box dell’attività nella lista “In sospeso”, nel caso in cui l’attività viene conclusa, invece, si potrà mettere nelle lista “Fatto”.

Inoltre, per aiutare il team è bene inserire dei commenti all’interno dell’attività, ad esempio come è stata svolta, quali sono stati i problemi, come sono stati risolti o dove trovare i file, insomma un riepilogo di quello che si è fatto.

Questo è utilissimo perché nel caso in cui una persona del team si troverà ad affrontare un lavoro simile, potrà recuperare i commenti ed avere una guida su come eseguire l’attività.

Oppure, altro esempio, è utile anche per ricordarsi cosa si è fatto e quali sono stati i passaggi per affrontare un tipo di attività.

Sto utilizzando Trello da un pò di tempo e mi sto trovando molto bene, inoltre è disponibile sia su web, che come applicazione da installare su PC Windows e Mac e su smartphone e tablet Android e iOS.

Penso che organizzare il proprio lavoro sia fondamentale e tener traccia delle attività in carico e di quelle che si riescono a fare è davvero importante, soprattutto per dare un valore a ciò che si fa e a dare evidenza all’azienda di quanto lavoro c’è da fare, e nel caso ampliare il team.

SUITE DI GOOGLE (GOOGLE DRIVE, GOOGLE DOC/FOGLI/PRESENTAZIONI, GOOGLE CALENDAR)

Moltissime persone non danno tanto importanza agli strumenti di Google e moltissimi non li conoscono nemmeno.

Gli strumenti che Google mette a disposizione, oltre ad essere gratis, sono piene di funzionalità utili ed essenziali, io li utilizzo da tanto tempo e mi trovo veramente molto bene.

GOOGLE DRIVE

Google mette a disposizione ben 15GB di spazio per l’archiviazione completamente gratis per ogni singolo account, il che è un’ottimo inizio e che va ad eliminare altri servizi come iCloud di Apple che mette a disposizione 5GB di spazio o DropBox che ne mette soltanto 2.

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Drive è una sorta di DropBox, all’interno si possono inserire file, foto, documenti e tutto quello che si vuole, organizzandole in cartelle.

Ogni singolo file, cartella o addirittura un Drive intero, è condivisibile tramite un link o indirizzo mail.

Questa funzionalità è particolarmente utile per un team: tutti i membri potranno caricare file, modificarli, visionarli e scaricarli.

Google Drive è disponibile sia tramite pagina browser che tramite applicazione per dispositivi mobile e Tablet sia Android che iOS, oppure direttamente come applicazione per Mac e PC Windows.

Con quest’ultima possibilità, è possibile avere una cartella sul desktop con tutti i file del Drive e addirittura fare un backup di una cartella presente sul PC o Mac.

Sono anni che utilizzo questo servizio di Google e lo trovo davvero indispensabile, soprattutto perché tutti i file sono online e reperibili ovunque e su qualsiasi dispositivo.

GOOGLE DOCUMENTI – FOGLI – PRESENTAZIONI

Questi tre strumenti della suite Google vanno a sostituire la controparte Microsoft (Word, Excel e PowerPoint), non hanno tutte le funzioni di quest’ultime ma funzionano alla grande e, soprattutto, sono completamente gratis.

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Oltre ad essere gratuiti hanno delle funzionalità uniche, tra questa la possibilità di condividere il documento con più persone in tempo reale e quindi scrivere o modificare un file a quattro mani.

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Una funzionalità che apprezzo moltissimo e che una volta provata ti rendi conto di quanto sia importante.

GOOGLE CALENDAR

Inutile spender soldi per calendari alternativi, Google Calendar è fatto davvero molto bene, è completamente gratis ed è disponibile anche come applicazione per smartphone e tablet Android e iOS.

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Con Calendar di Google potrai inserire sia eventi e promemoria personali che lavorativi, utile per segnarsi delle scadenze, degli appuntamenti, delle riunioni o dei promemoria.

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L’evento è personalizzabile in ogni suo aspetto e si può:

  • Inserire il nome dell’evento;
  • Inserire la data e l’ora dell’evento con tanto di fuso orario;
  • Indicare se si tratta di un giorno interno o un evento che si ripete a cadenza personalizzata (ogni 2 giorni, ogni primo lunedì del mese, etc..);
  • Indicare un eventuale luogo;
  • Inserire un’eventuale videocall con Hangouts;
  • Aggiungere una notifica via mail o notifica su PC o smartphone prima dell’evento;
  • Mettere se si è disponibili o occupati sul proprio calendario;
  • Inserire una descrizione testuale: argomenti da trattare, un link ad un file, ad una videocall su Skype etc..;
  • Invitare persone tramite indirizzo mail;
  • Possibilità agli invitati di modificare l’evento (data, orario, etc..).

Anche questo tool lo uso da anni e non lo cambierei per nulla al mondo, una volta provato non tornerai indietro.

LAVORARE COSÌ È ANCORA PIÙ SEMPLICE E PRODUTTIVO

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Attraverso questi strumenti il lavoro, che sia da casa o in ufficio, sarà molto più semplice ed organizzato.

Avere una mappa guidata sulle attività da svolgere sia individuali che in team è una soluzione non da poco e grazie alla Suite di Google è possibile gestire file in modo semplice e veloce.

Io uso quotidianamente e da diverso tempo tutti questi strumenti e ad oggi riesco a organizzare meglio il mio tempo e il mio lavoro e aumentando la produttività.

Cosa ne pensi di questi strumenti? Ti sembrano utili?

Denis Gargano

Written by Denis Gargano

Ciao! Sono Denis, Fotografo e Blogger di DenisGargano.com.
Amo la Fotografia, la Tecnologia e i Videogiochi fin da quando ero bambino a tal punto di aprire un sito web per parlare di queste passioni attraverso Articoli, Foto e Video.
Continua a seguirmi per scoprire tutti i miei lavori fotografici, nuovi titoli videoludici, prodotti e gadget tecnologici.

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